افزودن امضا در ورد یکی از قابلیت هایی است که ما را از شر پروسه پرینت، امضا و اسکن تمام اسناد الکترونیکی راحت می کند؛ اما چطور در ورد امضا کنیم؟
با الکترونیکی شدن بسیاری از کارها گاهی اوقات لازم می شود که اسناد ورد و پی دی اف کاری و قراردادی را امضا کنید؛ اما، امکان پرینت کردن اسناد، امضا زدن و اسکن مجدد آن ها برای همه وجود ندارد و جدای از این، فرایند وقت گیری را ایجاد می کند. راهکاری که می توان به جای این فرایند در نظر داشت، افزودن امضا در ورد روی اسناد است.
خوشبختانه برنامه ویرایشگر متن مایکروسافت ورد از مجموعه آفیس امکاناتی دارد که می توانید با کمک آن ها امضای خود را پای اسناد ورد اضافه کنید. روش های مختلفی برای امضا کردن در ورد وجود دارد که در ادامه به آن ها می پردازیم.
اولین روش امضا کردن در ورد این است که امضای دستی خود را اسکن کنید و آن را در قالب عکس ذخیره کنید و با درج تصویر در هرسندی که نیاز به امضا دارد، فرایند را تکمیل کنید. همچنین، می توان خط امضا در پایین اسناد اضافه کنید تا بعد از پرینت فایل، محل امضا مشخص باشد.
ساخت و درج امضای دستی در ورد
برای این روش نیاز به اسکن امضا دارید. اگر اسکنر ندارید نگران نباشید، زیرا می توانید از روش اسکن عکس با گوشی آیفون و اندروید کمک بگیرید و تصویر امضای خود را اسکن کنید.
مرحله اول: ابتدا روی یک تکه کاغذ به صورت دستی امضا کنید.
مرحله دوم: امضای خود را با گوشی اسکن کنید و در فرمت png، jpg یا bmp آن را ذخیره کنید.
مرحله سوم: از زبانه ی Insert روی Picture بزنید.
اکنون به آدرس محل ذخیره فایل امضا بروید و تصویر امضای خود را در ورد اضافه کنید.
مرحله چهارم: اکنون می توانید با انتخاب عکس وارد زبانه Picture Format شوید و گزینه Crop را انتخاب کنید تا قسمت های اضافی امضا را برش بزنید.
با کلیک راست روی تصویر نهایی و انتخاب گزینه Save as Picture عکس امضا را به عنوان فایل جدا ذخیره کنید و در هر سندی که لازم به امضا داشت با قابلیت افزودن عکس در ورد تصویر امضای خود را درج کنید.
مرحله پنجم: در بخش Picture Format با کلیک روی گزینه Position می توان محل قرارگیری امضا روی کاغذ را مشخص کرد و تمام!
ایجاد خط امضا در ورد
خط امضا در ورد به علامتی گفته می شود که برای درج امضا با خودکار می توان در بخشی از متن اضافه کرد. روش ایجاد خط امضا در ورد به شکل زیر است:
مرحله اول: روی زبانه Insert از بخش ریبون ورد کلیک کنید.
مرحله دوم: اکنون در بخش Text روی گزینه Signature Line بزنید.
مرحله سوم: از بین گزینه های موجود روی Microsoft Office Signature Line بزنید تا پنجره Signature Setup باز شود.
مرحله چهارم: طبق اطلاعات لازم فیلدهای موجود را پُر کنید. در کادر اول نام و نام خانوادگی، کادر دوم عنوان و سمت فرد و در کادر سوم آدرس ایمیل امضاء کننده وارد می شود. در کادر آخر می توانید توضیحات دلخواه را وارد کنید که به عنوان مثال در این آموزش «محل درج امضا و اثر انگشت» را وارد کردیم. در نهایت گزینه های دیگر را به حال خود رها کنید و روی OK بزنید.
می توانید خط درج امضا را با کمک ابزار Home به صورت راست چین، چپ چین و وسط چین براساس نیاز خود تنظیم کنید.
افزودن امضای دیجیتال در ورد
بعد از درج خط امضا در ورد می توانید با دریافت گواهی امنیتی ازطریق شرکت های معتبر مثل GlobalSign، Acrobat Sign، DocuSign eSignature و بسیاری موارد دیگر گواهی امنیتی لازم را دریافت کنید؛ هرچند ابزار SELFCERT در محل نصب آفیس روی سیستم موجود است که جایگزین سریعی برای گواهی دیجیتال به حساب می آید.
مرحله اول: ابزار SELFCERT با پسوند exe را در محل نصب آفیس پیدا و اجرا کنید.
مرحله دوم: در کادر پنجره بازشده عنوانی برای گواهی دیجیتال وارد کنید. نام فرد امضاءکننده گزینه مناسبی برای عنوان خواهد بود.
مرحله سوم: اکنون روی OK بزنید تا مرحله ایجاد گواهی دیجیتال تکمیل شود و پیام ایجاد موفقیت آمیز آن را مشاهده کنید.
مرحله چهارم: اکنون روی خط امضایی که در بخش قبلی آموزش ایجاد کردید، دوبار کلیک کنید تا پنجره جدیدی باز شود و بتوانید امضای دیجیتال خود را وارد کنید.
مرحله پنجم: در این قسمت می توانید فقط با تایپ کردن نام خود در کادر مشخص شده با علامت ضربدر یا افزودن تصویر اسکن امضا با گزینه Select Image مراحل امضای دیجیتال در ورد را دنبال کنید.
اگر فقط نامتان را تایپ کنید، امضا به صورت تایپی در خط امضا قرار می گیرد؛ اما با انتخاب عکس می توانید امضای دستی خود را به سند اضافه کنید.
در گزینه ی Details امکان افزودن اطلاعات بیشتر از امضاءکننده نظیر آدرس دقیق را در اختیار دارید. همچنین، می توان با کلیک روی دکمه Change عنوان گواهی دیجیتال را تغییر دهید و نام شخص دیگری را اضافه کنید.
مرحله ششم: در نهایت روی دکمه Sign کلیک کنید و دو پنجره بعدی را که باز می شود نیز به ترتیب با انتخاب Yes و OK پاسخ دهید و فرایند درج امضای دیجیتال در ورد را به اتمام برسانید.
جمع بندی
امکان اضافه کردن امضا در ورد مانند سایر قابلیت ها مثل حاشیه نویسی در ورد روش انجام آسانی دارد و تمام ابزار لازم برای آن در برنامه تعبیه شده است. همچنین، مانند روش حذف واترمارک در ورد، امکان ویرایش و حذف امضا دیجیتال نیز وجود دارد.
منبع: زومیت