آموزش ساخت امضای الکترونیکی در پلتفرم های مختلف

امضاهای الکترونیکی به دلیل سادگی در استفاده در میان مردم بسیار پرطرفدار هستند. روش های زیادی برای درج و ساخت امضای الکترونیکی وجود دارد که با کمک هریک از آن ها می‎توانید اسناد خود را روی ویندوز، مک، دستگاه های اندرویدی و iOS امضا کنید.

امضای الکترونیکی رایج ترین نوع امضای آنلاین است که به عنوان نمادها یا سایر داده ها به صورت دیجیتالی تعریف می شود؛ این امضا به نشانه تأیید قصد فرستنده برای امضا ی سند به استاد الکترونیکی متصل می  شود. امضای دیجیتال کمی پیچیده تر از امضای الکترونیکی است و به عنوان یک طرح ریاضی برای نشان دادن صحت و راستی آزمایی پیام  ها یا اسناد دیجیتالی و یک امضای الکترونیکی تعریف می شود. در اصل یک امضای دیجیتالی نوعی امضای الکترونیکی با ایمنی بالاتر است. وقتی سندی را با امضای دیجیتالی امضا می کنید، امضا اثر انگشتی از سند را به هویت شما پیوند می دهد سپس این اطلاعات به طور دائم در سند جاسازی می شوند و امکان دست کاری در آن وجود ندارد.

از طرف دیگر امضاهای الکترونیکی به دلیل سادگی در استفاده در میان مردم بسیار پرطرفدار هستند. برای ثبت امضای روی یک سند به شکل امضای الکترونیکی می توانید از ماوس یا انگشت خود (روی یک صفحه لمسی) کمک بگیرید و همان امضای معمولی خود را روی سند بکشید. امضاهای الکترونیکی به اندازه امضای دیجیتال قابل اطمینان نیستند؛ زیرا فاقد رمزنگاری امن هستند، این فناوری همان چیزی است که امضا را به هویت امضا کننده و زمان امضای سند مرتبط می کند. امضاهای الکترونیکی تصویری هستند که روی سند قرار می گیرند و اگر کسی پس از امضای سند آن را دست کاری کند، این موضوع تقریبا قابل اثبات و نمایش نخواهد بود.

امضاهای الکترونیکی با امنیت کمتر اما تنظیم بسیار آسان تر به شما امکان می دهند اسناد را امضا و امضا کننده را تأیید اعتبار کنید. اگر در انتخاب بین امضای دیجیتال و امضا ی الکترونیکی مردد هستید باید ببینید که شرکت شما یا سند مدنظرتان به کدام یک نیاز دارد؟

به دلیل افزایش سطح امنیت، دولت و صنایع خدمات درمانی از کاربران اصلی امضای دیجیتال هستند. برای استفاده از امضای دیجیتال نیاز به تأیید هویت دارید؛ زیرا معمولا از این نوع امضا در اسناد حساس و قانونی استفاده می شود.

اکنون که با تفاوت امضای دیجیتال و امضا ی الکترونیکی آشنا شدید، زمان آن رسیده است که تصمیم بگیرید به کدام یک نیاز دارید. برای اسناد معمولی و کارهای روزمره، استفاده از امضای الکترونیکی کفایت می کند و اغلب افراد به این نوع امضا نیاز پیدا می کنند. در ادامه این مطلب شما را با انواع روش های ساخت امضای الکترونیکی در ویندوز، مک، دستگاه های اندرویدی و iOS آشنا خواهیم کرد. با ما همراه باشید.

امضای الکترونیکی در ویندوز با Adobe Acrobat Reader

کاربران ویندوز می توانند برای ایجاد امضای الکترونیکی از Adobe Acrobat Reader DC استفاده کنند. ادوبی آکروبات به شما این امکان را می دهد که اسناد آنلاین خود را مدیریت کنید و اسناد امضاشده آنلاین بسازید. به کمک مولد امضای موجود در Adobe Sign نیز می توانید اسناد را امضا و سپس ارسال کنید. ایجاد امضا می تواند با کشیدن، تایپ کردن و آپلود تصویر آن صورت بگیرد. پس از ایجاد امضا با کلیک روی گزینه Sign می توانید آن را داخل سند جای گذاری کنید. برای امضا کردن اسناد در ادوبی آکروبات ریدر، پس از دانلود و نصب آن، مراحل زیر را دنبال کنید:

  • در پنجره اصلی ادوبی آکروبات، با کلیک روی گزینه Fill & Sign و انتخاب Select a File می توانید سند مدنظر خود را باز کنید. همچنین می توانید اول سند را باز و سپس گزینه Fill & Sign را انتخاب کنید.
  • یک پنجره جدید باز می شود و از شما می پرسد که می خواهید چه کار کنید؟ روی دکمه Fill and sign کلیک کنید.
  • پس از اینکه سند شما باز شد از نوار بالای آن روی Sign کلیک و سپس Add Signature را انتخاب کنید. اگر قبلا امضایی را اضافه کرده اید، درصورت تمایل می توانید از گزینه Add Initials برای ذخیره امضای دوم استفاده کنید.
  • یک پنجره پاپ آپ باز می شود که به شما سه گزینه برای ثبت امضا ارائه می دهد:

o             گزینه type: به کمک آن می توانید نام خود را تایپ کرده و سپس از میان فونت های شبه دست نویس موجود در ادوبی آکروبات، یکی را انتخاب کنید.

o             گزینه draw: به کمک این گزینه می توانید امضای خود را روی تاچ پد یا مستقیما روی صفحه لمسی بکشید.

o             گزینه image: می توانید یک تصویر از امضای دستی خود را آپلود کنید.

اگر می خواهید از این امضا برای سندهای بعدی استفاده کنید باید گزینه Save signature را تیک بزنید و سپس روی دکمه Apply کلیک کنید.

  • حالا می توانید امضا را در هر قسمت از سند که نیاز بود، جای گذاری کنید. درصورت نیاز می توانید اندازه و محل امضا را تغییر بدهید.
  • از این پس هر زمان که نیاز بود، می توانید سند خود را با ادوبی آکروبات باز و با کلیک روی گزینه Sign آن را امضا کنید.

آکروبات ریدر، محدودیتی در امضای اسناد ایجاد نمی کند؛ اما اگر می خواهید یک فایل PDF ایجاد کنید یا آن را به فرمت دیگری تغییر بدهید باید از نسخه Pro آن کمک بگیرید.

امضای الکترونیکی در ویندوز با مایکروسافت Word

مایکروسافت ورد، نرم افزار شناخته شده پردازش کلمات است که در سراسر جهان توسط مشاغل و افراد برای ایجاد و ویرایش اسناد استفاده می شود. از آنجا که افراد و مشاغل معمولا بیشتر کارهای خود را با برنامه ورد انجام می دهند، بهتر است برای افزایش سرعت پردازش اسناد، از همین برنامه برای امضای الکترونیکی استفاده کرد.

مراحل زیر را برای اضافه کردن امضای الکترونیکی به یک سند مایکروسافت ورد، دنبال کنید. دقت داشته باشید که این مراحل به طور حتم در نسخه های مایکروسافت ورد ۲۰۰۷، ۲۰۱۰، ۲۰۱۳، ۲۰۱۶، ۲۰۱۹ و Office 365 قابل اجراست؛ اما ممکن است در نسخه های دیگر وجود نداشته باشد.

  • وقتی سندی که به امضا نیاز دارد را باز می کنید، یک نوار هشدار زرد به شما اخطار می دهد که این سند باید امضا شود. روی محل امضا راست کلیک کنید.
  • از منو گزینه Sign را انتخاب کنید. برای افزودن نسخه چاپی امضای خود، نامتان را در کادر کنار X تایپ کنید. برای انتخاب تصویری از امضای نوشته شده خود، روی Select Image کلیک کنید. محل فایل تصویری امضا را پیدا و با کلیک روی Select آن را انتخاب کنید.
  • درصورت استفاده از کامپیوتر و تبلت می توانید با کمک ویژگی inking برای افزودن امضای دست نویس، نام خود را در کادری که کنار X قرار دارد، امضا کنید. روی Sign کلیک کنید تا دکمه Signatures در پایین سندتان اضافه شود.

امضای الکترونیکی در مک با Preview

خوشبختانه به کمک ابزار موجود در macOS یعنی Preview می توانید اسناد را به سرعت و بادقت امضا کنید. برای درج امضا در Preview می توانید به کمک یک انگشت، امضای خود را روی ترک پد بکشید. در مک بوک های جدیدتر که از فناوری فورس تاچ استفاده می کنند، به دلیل حساسیت به فشار، می توان امضای دقیق تر و بهتری ارائه داد. اگر از یک iMac فاقد ترک پد استفاده می کنید یا روش های قدیمی بیشتر مورد استقبال شما هستند، می توانید روی یک تکه کاغذ، امضا و سپس آن را به کمک وب کم، اسکن کنید. برای امضای سند در preview، مراحل زیر را دنبال کنید:

  • سند PDF مدنظرتان را با Preview باز کنید. معمولا Preview اپ پیش فرض برای باز کردن اینگونه اسناد است.
  • روی دکمه Show Markup Toolbar کلیک و سپس از نوار ابزاری که ظاهر می شود، Sign را انتخاب کنید.
  • از شما خواسته می شود با کشیدن انگشت خود روی ترک پد یا با امضای یک کاغذ و اسکن آن با وب کم، یک امضا ایجاد کنید. با یک بار درج امضا، Preview آن را برای همیشه به خاطر می سپارد.
  • پس از ثبت امضا، می توانید ازطریق منو Sign به آن دسترسی داشته باشید. امضا به شکل یک فایل تصویری در سند ظاهر می شود که می توان اندازه و موقعیت آن را بنابر نوع سند، تغییر داد.

سایر گزینه های موجود در نوار ابزار به شما امکان می دهد متن را تایپ کنید ، اشکال را روی سند بکشید و درصورت لزوم فرم ها را پر کنید.

  • پس از اتمام کار، روی File و سپس Save کلیک کنید تا امضا در سند شما ذخیره شود. همچنین می توانید پس از انتخاب File روی Duplicate کلیک کنید تا فایل اصلی دست نخورده باقی بماند و یک کپی امضاشده از سند در سیستم، ذخیره شود.

درصورت تمایل می توانید از Adobe Reader DC برای امضا کردن اسناد در مک، کمک بگیرید. مراحل درج امضا با این برنامه در مک، شبیه به ویندوز است؛ بنابراین می توانید مراحلی را که در بالا به شما توضیح دادیم را دنبال کنید.

امضای الکترونیکی در آیفون و آیپد

درج امضا در اپ Mail

در آیفون یا آیپد، می توانید اسناد را با استفاده از ویژگی نشانه گذاری در برنامه Mail امضا کنید. اگر از مک و برنامه Preview برای امضای اسناد استفاده می کنید، امضای شما از مک با آیفون یا آیپدتان همگام سازی می شود پس دیگر نیازی نیست که دوباره امضای خود را ایجاد کنید. استفاده از این ویژگی راحت است؛ اما فقط درصورتی کاربرد دارد که بخواهید اسناد را در برنامه Mail امضا کنید. برای مثال، ممکن است یک سند PDF ازطریق ایمیل برایتان فرستاده شود و لازم باشد که شما بلافاصله آن را امضا و ارسال کنید. اگر در چنین شرایطی قرار گرفتید، مراحل زیر را دنبال کنید:

  • ابتدا PDF پیوست شده به ایمیل را لمس کنید و پس از مشاهده آن روی آیکون Markup and Reply در گوشه پایینی سمت راست صفحه کلیک کنید.
  • با ضربه زدن روی دکمه امضا در گوشه پایینی سمت راست صفحه می توانید به فایل، امضا اضافه کنید. درصورت تمایل می توانید متن را تایپ کرده و روی سند نقاشی کنید.
  • وقتی روی Done ضربه می زنید، اپ Mail به طور خودکار یک ایمیل با پیوست سند امضا شده ایجاد خواهد کرد. شما می توانید متن مدنظر را در ایمیل وارد کرده و سپس آن را ارسال کنید.

اگرچه این کار بسیار ساده است اما فقط در برنامه Mail قابل اجرا و بسیار محدود است. اگر می خواهید این کار را ازطریق برنامه دیگری انجام بدهید باید از یک برنامه امضای شخص سوم استفاده کنید.

درج امضا با اپ Adobe Fill & Sign

اپ Adobe Fill & Sign، برنامه مناسبی است که به کاربران اجازه می دهد، تعداد نامحدودی از اسناد را به صورت رایگان امضا کنند. این اپ قادر است که تصاویر اسناد کاغذی را با دوربین ثبت کند، بنابراین کاربران می توانند نسخه های دیجیتالی فرم های کاغذی را ایجاد کنید. شما می توانید به کمک انگشتتان یا قلم، امضای خود را روی صفحه لمسی بکشید. برای استفاده از اپ Fill & Sign مراحل زیر را دنبال کنید:

  • ابتدا سند مدنظر خود را پیدا کرده و با انتخاب گزینه Share آن را در اپ Fill & Sign باز و سپس با کلیک روی دکمه signature آن را امضا کنید. پس از اتمام کار، برای ارسال سند به یک برنامه دیگر، گزینه Share را لمس کنید.

اگر به دنبال گزینه های بیشتری هستید و اپ Fill & Sign برایتان کافی نیست، می توانید از اپ SignNow استفاده کنید. به کمک اپ SignNow می توانید ماهیانه پنج سند را به صورت رایگان امضا کنید.

امضای اسناد در اندروید

کاربران اندروید می توانند از اپ های شخص سوم برای درج امضا در اسناد استفاده کنند. اپ Adobe Fill & Sign رابط کاربری ساده ای دارد که استفاده از آن را برای کاربران آسان کرده است. هرچند این برنامه، ویژگی های فراوانی ندارد؛ اما ویژگی های ارائه شده در آن تقریبا کافی هستند:

o             امکان عکس گرفتن از امضا

o             ضمیمه کردن عکس ها به PDF و ذخیره اسناد امضا شده

o             مشاهده فایل های PDF امضا شده، ایمیل کردن و به اشتراک گذاشتن اسناد امضا شده

o             استفاده از AcroFields برای امضای PDFها

استفاده از اپ های ایجاد و درج امضای الکترونیکی در دستگاه های اندرویدی ساده است و شما به راحتی می توانید این کار را انجام بدهید. شما همچنین می توانید با توجه به نیازهای خود از یکی از اپ های زیر استفاده کنید:

اپ DocuSign: مناسب برای کسب وکارهایی که روزانه باید اسناد زیادی را امضا کنند.

اپ Hellosign: مناسب برای یکپارچه سازی با ذخیره سازی ابری

اپ SignNow: برای تیم های کوچک

اپ Signature Maker: برای درج امضای ساده در اندروید

منبع: زومیت.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

4 − 3 =

لطفا پاسخ عبارت امنیتی را در کادر بنویسید. *