اگر از وارد کردن داده های تکراری خسته شده اید، می توانید یک لیست سفارشی در اکسل بسازید و البته با اینکار، ریسک خطا کردن را هم کاهش می دهید. با تنظیم یک لیست پیش از موعد و استفاده از تکمیل خودکار، می توانید در زمان هم صرفه جویی کنید.
مایکروسافت اکسل به چندین لیست سفارشی مجهز شده که شامل مواردی مانند روزهای هفته یا ماه های سال می شود و همین موضوع استفاده از ویژگی هایی مانند تکمیل خودکار را ساده تر می کند. شما به سادگی یک کلمه مانند روز هفته یا ماه را وارد کرده و آن را درگ می کنید تا یک لیست تکمیل شود.
لیست سفارشی در اکسل که توسط شما ساخته می شود هم چنین ویژگی دارد. بنابراین زمانی که لیستی از داده ها را وارد می کنید، می توانید به سادگی یکی از آن ها را تایپ کرده و سپس با استفاده از قابلیت تکمیل خودکار، بقیه لیست را پر کنید. علاوه بر این، امکان استفاده از لیست های سفارشی در سایر ورک بوک های اکسل هم وجود دارد.
ایجاد یک لیست سفارشی در اکسل
موارد مختلفی را می توانید به یک لیست سفارشی در اکسل اضافه کنید. برای کسب و کارها، یک لیست سفارشی برای محصولات، کارکنان یا مناطق کارایی بالایی دارد. با این حال امکان استفاده از آن برای موارد دیگر مانند مواد مورد نیاز برای برنامه های غذایی یا اقلام موجود در لیست خرید هم وجود دارد.
داده های مورد نظرتان را انتخاب کرده و سپس وارد ورک بوک و تنظیمات شوید. در ویندوز به مسیر File > Options بروید و از نوار سمت چپ، گزینه Advanced را انتخاب کنید. در منوی سمت راست اسکرول کنید تا به بخش General برسید. در اینجا روی گزینه «Edit Custom Lists» کلیک کنید.
در سیستم عامل مک او اس به مسیر Excel > Preferences بروید. در بخش Formulas and Lists، روی گزینه «Custom Lists» کلیک کنید.
از انتخاب گزینه «New List» در بخش «Custom Lists» مطمئن شوید. در ادامه، داده های لیست خود را در باکس «List Entries» وارد کنید. برای هریک از آن ها، کلید Enter یا Return را فشار دهید تا هرکدام از داده ها در یک خط جداگانه به نمایش گذاشته شوند.
روی گزینه Add کلیک کنید تا لیست داده های شما در باکس Custom Lists ظاهر شوند. اگر دیگر با این بخش کاری ندارید، روی گزینه OK در ویندوز کلیک کنید یا در مک او اس به راحتی پنجره لیست های سفارشی را ببندید.
وارد کردن لیست داده ها از سلول ها
اگر هم اکنون یک لیست از داده ها درون صفحه گسترده (Spreadsheet) دارید، می توانید با استفاده از ویژگی Import، آن را به یک لیست سفارشی در اکسل تبدیل کنید. امکان استفاده مجدد از این لیست بدون نیاز به ورود دوباره داده ها وجود دارد.
اگر پنجره Custom Lists را بسته اید، با استفاده از روش بالا دوباره به سراغ آن بروید. در نوار مربوط به Import، محدوده سلول های شامل داده های مورد نظرتان را تایپ کنید. بجای اینکار می توانید از نشانگر ماوس برای درگ این لیست استفاده کنید و در نهایت روی گزینه Import کلیک کنید.
با این کار، داده ها را در باکس Custom Lists مشاهده خواهید کرد.
در پایان در ویندوز روی گزینه OK کلیک کنید و در مک او اس هم پنجره را ببندید.
استفاده از لیست سفارشی در اکسل
یکی از موارد کاربردی درباره لیست سفارشی در اکسل، امکان استفاده از آن در هر صفحه گسترده یا ورک بوک است. به سلول مورد نظرتان بروید و یکی از آیتم ها را تایپ کنید تا لیست پر شود.
ویرایش و حذف یک لیست سفارشی در اکسل
شاید پس از مدتی بخواهید لیست سفارشی خود را با افزودن یا حذف داده ها، ویرایش کنید. حتی این احتمال وجود دارد که پس از مدتی دیگر به یک لیست نیاز نداشته باشید و بخواهید برای همیشه آن را حذف کنید. برای چنین کارهایی باید دوباره وارد بخش Custom Lists شوید.
برای ویرایش یک لیست سفارشی، آن را از باکس Custom Lists انتخاب کرده و تغییرات مورد نظرتان را در بخش List Entries اعمال کنید و در نهایت روی گزینه Add کلیک کنید. با اینکار یک لیست جدید ساخته نمی شود و تنها لیست کنونی شما بروزرسانی خواهد شد.
برای حذف یک لیست سفارشی، آن را در باکس Custom Lists انتخاب کرده و سپس روی گزینه Delete کلیک کنید. در نهایت برای تایید حذف این لیست، باید در پنجره جدید روی گزینه OK کلیک کنید.
اگر وارد کردن داده های تکراری در صفحه گسترده اکسل برای شما تبدیل به کاری خسته کننده شده، می توانید از لیست سفارشی استفاده کنید تا کارها ساده تر شوند.
منبع: دیجیاتو.