آموزش گوگل داکس و مراحل ساخت، ویرایش و اشتراک اسناد با ابزار رایگان و ابری گوگل، کاربرد زیادی برای کاربران دنیای فناوری دارد.
گوگل داکس ابزار ساخت، ویرایش، اشتراک گذاری و مشارکت در توسعه اسناد متنی است. این ابزار به رایگان و تحت سرویس های جامع ابری گوگل (شامل گوگل درایو، گوگل شیتس و غیره) عرضه می شود که امروزه یکی از رقبای اصلی اپلیکیشن محبوب مایکروسافت ورد به شمار می رود. کاربران گوگل داکس به راحتی امکان تولید و ویرایش اسناد متنی را در هر زمان و هر مکان دارند، چون اسناد آن ها به جای ذخیره درحافظه ی ذخیره سازی یک دستگاه، ازطریق سرویس ابری در دسترس خواهد بود. گوگل داکس با وجود محبوبیت و شهرت کمی پایین تر از ورد، در برخی موارد قابلیت های بیشتری را نسبت به اپلیکیشن قدیمی ردموندی ها ارائه می کند. در ادامه ی این مطلب، علاوه بر آموزش گوگل داکس، به سؤال های مرسوم پیرامون آن هم پاسخ می دهیم.
گوگل داکس چیست؟
گوگل داکس را می توان با عبارت «ابزار پردازش متن مبتنی بر مرورگر» گوگل تعریف کرد. کاربران با استفاده از این اپلیکیشن تحت کلاد می توانند فایل های متنی را به صورت آنلاین تولید، ویرایش و اشتراک گذاری کنند. همان طور که گفته شد، ویرایش اسناد موجود در گوگل داکس با هر دستگاه هوشمند متصل به اینترنت، ممکن خواهد بود.
مزیت اصلی گوگل داکس را می توان در اشتراک گذاری آسان و تعامل زنده روی اسناد متنی دید
مزیت اصلی گوگل داکس نسبت به رقیب باسابقه اش، مایکروسافت ورد، قابلیت های همکاری و تعامل در تولید و ویرایش اسناد متنی است. گوگل داکس، یکی از اولین پردازنده های متنی بود که امکان ویرایش اشتراکی فایل ها را ممکن کرد.
گوگل با ابزارهای گوناگون، اشتراک گذاری اسناد بین پلتفرم ها و کار کردن به صورت زنده و گروهی روی آن ها را آسان کرد. همکاری و تعاملی که به راحتی و تنها ازطریق یک مرورگر ممکن می شود. البته می توان با نصب اپلیکیشن گوگل داکس هم فرایندهای مدنظر را به راحتی انجام داد. به علاوه، گوگل داکس از افزونه (add-on) هم پشتیبانی می کند که منجر به افزایش قابل توجه کارایی و قابلیت های اپلیکیشن می شود.
آموزش روش کار با گوگل داکس
روش کار با گوگل داکس تفاوت چندانی با مایکروسافت ورد ندارد و اگر با ساختار و قابلیت های ویرایشی پایه در ورد آشنا باشید، چالش خاصی در کار کردن با Google Docs نخواهید داشت. از مراحل اصلی کار با گوگل داکس می توان به ایجاد اسناد جدید، استفاده از الگوهای پیش فرض اپلیکیشن (Templates)، اشتراک فایل با اعضای گروه و همکاری زنده در ویرایش اسناد اشاره کرد.
ایجاد سند جدید در گوگل داکس
برای ایجاد سند جدید در گوگل داکس (هر سند اصطلاحا به نام Google Doc شناخته می شود)، ابتدا آدرس docs.google.com را در مرورگر خود وارد کنید و با حساب کاربری گوگل، به اپلیکیشن وارد شوید.
گوگل داکس دو مسیر را برای ایجاد سند جدید به کاربر ارائه می کند. می توانید یک سند خالی بدون متن و طراحی اضافه کرده یا از الگوهای موجود پیش فرض استفاده کنید.
- برای ایجاد سند جدید خالی، از پنجره ی Start a new document، گزینه ی Blank را انتخاب کنید.
- برای ایجاد سند جدید مبتنی با استفاده از الگوهای پیش فرض، از پنجره ی Start a new document، یکی از الگوهای موجود را انتخاب کرده یا با کلیک روی منوی سه نقطه در سمت راست، الگوهای بیشتر را مشاهده کنید.
با انجام مراحل بالا، یک سند متنی جدید در گوگل داکس ایجاد می شود که به راحتی و مانند Word، می توانید متن خود را در آن وارد کنید. ذخیره کردن سند متنی در گوگل داکس نیاز به هیچ عملی از سوی کاربر ندارد. گوگل، به صورت خودکار سند را در سرویس ذخیره ساز ابری خود، Google Drive، ذخیره می کند. در نتیجه دکمه Save در منوهای گوگل داکس دیده نمی شود. درواقع به محض اینکه تغییرات را در سند وارد می کنید، پس از چند ثانیه با عبارت All changes saved to drive در بالای صفحه مواجه می شوید که ذخیره شدن خودکار سند را نشان می دهد. فراموش نکنید که اتصال اینترنتی باید در زمان استفاده از اپلیکیشن برقرار باشد تا ذخیره سازی خودکار بدون اختلال کار کند.
دانلود و اشتراک یک فایل گوگل داکس
همان طور که گفته شد، سند متنی شما در سرویس ابری گوگل ذخیره می شود. اگر نیاز به دانلود فایل و استفاده از آن در کامپیوتر شخصی یا دستگاه هوشمند دیگر را دارید، از منوی File، گزینه ی Download as را انتخاب کرده و سند را در فرمت مدنظر خود دانلود کنید.
برای ایمیل کردن سند متنی از گوگل داکس، نیازی به دانلود آن ندارید
اگر برای ایمیل کردن یک فایل متنی، آن را از گوگل داکس دانلود می کنید، باید بدانید که چنین کاری نیاز نیست. گوگل به صورت پیش فرض، امکان ارسال مستقیم ایمیل از داخل سند را فراهم می کند. تنها باید از منوی File، گزینه ی Email as attachment را انتخاب کنید. در این بخش نیز باید پیش از ارسال ایمیل، فرمت مدنظر را انتخاب کنید. در همان پنجره می توان متن ایمیل را هم وارد کرد. حتی می توانید گزینه ای را انتخاب کنید که متن سند، به جای پیوست شدن به ایمیل، در داخل بدنه ی ایمیل نوشته شود. امکان ارسال یک کپی به آدرس ایمیل خودتان هم در این پنجره وجود دارد.
به جای ایمیل کردن فایل گوگل داکس، می توان آن را با دیگران به اشتراک گذاشت. این کار، به مخاطب امکان می دهد تا همان فایل شما را مشاهده کرده و حتی ویرایش کند. با اشتراک گذاری می توان از ایجاد فایل های کپی و مشابه زیاد در پروژه جلوگیری کرد که منجر به بهینه سازی فرایندها می شود. فراموش نکنید که دریافت کننده، برای مشاهده و ویرایش سند متنی گوگل داکس نیازی به داشتن حساب کاربری گوگل ندارد.
برای اشتراک گذاری یک فایل گوگل داکس، مراحل زیر را دنبال کنید. ابتدا روی دکمه ی Share در بالا و سمت راست پنجره ی اپلیکیشن کلیک کنید.
۱- روی گزینه ی Get shareable link در پایین پنجره ی جدید کلیک کنید. لینک ایجادشده، در کلیپ بورد ذخیره می شود و می توانید آن را در هر اپلیکیشن (مثلا پیام رسان ها) وارد کنید. از منوی Anyone with the link می توانید سطح دسترسی افراد دریافت کننده ی لینک را مشخص کنید: فقط دیدن (Viewer)، امکان ویرایش (Commenter) و امکان ارسال نظر (Editor). اگر در این بخش تغییراتی ایجاد کردید، مجددا گزینه ی Copy link را فشار دهید تا لینک کپی شده، به روزرسانی شود. در همان منو می توان گزینه ی اشتراک با لینک را با غیرفعال کردن یک جعبه ی انتخاب، لغو کرد. با این کار، تنها افرادی قادر به مشاهده یا ویرایش فایل خواهند بود که آدرس ایمیل شان را در بخش اشتراک وارد کنید.
۲- در بالای پنجره اشتراک، Share with people and groups را مشاهده می کنید. اگر روی این پنجره کلیک شود، تنها افراد مشخصی به سند دسترسی خواهند داشت. برای ارائه ی دسترسی به افراد جدید، آدرس ایمیل آن ها را در فیلد بالای پنجره وارد کنید. و دکمه ی اینتر را فشار دهید. سپس می توانید سطح دسترسی مخاطب را مانند بالا، تنظیم و با انتخاب Notify people، اعلانی را هم با متن مشخص (در بخش Message) به آن ها ارسال کنید.
۳- در روش کار با گوگل داکس و اشتراک گذاری سند در آن، دو گزینه هم برای تنظیمات پیشرفته تر وجود دارد که با کلیک کردن روی آیکون چرخ دنده در پنجره ی اشتراک، می توان آن ها را تغییر داد. این گزینه ها به نوعی دسترسی افراد Editor و Viewer و Commenter را کمی بیشتر پیکربندی می کنند.
آموزش ردگیری تغییرات در گوگل داکس
قابلیت اشتراک گذاری و تعامل زنده در اسناد گوگل داکس، یکی از مزیت های اصلی آن محسوب می شود. به خاطر همین قابلیت، برخی اوقات ردگیری تغییرات و مشاهده ی تغییرات هر کاربر اهمیت بالایی پیدا می کند که گوگل، به راحتی آن را در اختیار شما قرار می دهد.
مشاهده تاریخچه فایل در گوگل داکس
سرویس گوگل ابزاری برای مشاهده ی تاریخچه ی تغییرات به کاربر ارائه می کند که به نام Version History، مشاهده ی تغییرات و حتی تهیه ی نسخه ی کپی از آن ها را ممکن می کند. برای دسترسی به این بخش می توانید از مسیر File>Version History> See version history اقدام کنید. به علاوه، هربار که تغییری در سند ایجاد شود، درکنار گزینه ی Help در منوی بالایی، عبارت Last edit was seconds ago را مشاهده می کنید. با کلیک کردن روی آن می توان تاریخچه ی فایل را مشاهده کرد.
ردگیری تغییرات در گوگل داکس و بازیابی آن ها به صورت کاملا بهینه ای انجام می شود. شما می توانید نسخه ی کنونی فایل را نام گذاری کنید تا به راحتی هر تغییر پس از آن را پیدا کرده و بازگردانی کنید. برای این کار می توانید از مسیر File>Version History>Name current version استفاده کنید. راهکار جایگزین، بازکردن بخش تاریخچه و کلیک کردن روی تاریخ یا نام یک نسخه برای تغییر نام است. همچنین در پنجره ی تاریخچه یک دکمه مشاهده می کنید که در صورت فعال کردن، تنها نسخه های با نام، در تاریخچه دیده شوند.
برای بازیابی هریک از نسخه های تغییر در گوگل داکس، می توان نسخه ی منظر را انتخاب و سپس گزینه ی Restore This Version را انتخاب کرد. البته در این بخش نمی توان تغییرات هر کاربر دیگر را پذیرفت یا رد کرد. برای چنین کاربردی باید از قابلیت دیگر گوگل داکس به نام modes استفاده کنید.
آموزش روش کار Modes در گوگل داکس
گوگل داکس از سه حالت برای ایجاد تغییر در اسناد استفاده می کند. این حالت ها به نام Editing و Suggesting و Viewing ازطریق منوی View>Mode دردسترس قرار دارند. همچنین می توانید در انتهای سمت راست نوار ابزار، روی آیکون مداد کلیک و حالت مدنظر خود را انتخاب کنید. برای کنترل تغییرات هر کاربر، باید وارد حالت Suggesting شوید.
وقتی در حالت Suggesting تغییری در سند گوگل داکس ایجاد شود، یک نظر (Comment) در سمت راست سند نمایش داده می شود. می توانید با تأیید یا رد تغییر، وضعیت آن را مشخص کنید. از همان پنجره می توان پاسخی به تغییر پیشنهادی نوشت. تمامی تغییراتی که در حالت پیشنهاد در سند متنی ایجاد می شوند، در تاریخچه هم قابل مشاهده هستند و می توانید آن ها را تأیید یا رد کنید. درنهایت اگر تصمیم دارید همکاران به استفاده از بخش Suggesting ملزم شوند، دسترسی آن ها را روی Commentor تنظیم کنید. به عنوان مثال اگر در گوگل داکس پرسشنامه ایجاد می کنید، به راحتی می توانید گزینه ها و پیشنهادهای هر عضو تیم را روی متن تأیید یا رد کنید. البته به جای اینکه در گوگل داکس پرسشنامه خود را تدوین کنید، می توانید از ابزار کاربردی دیگر گوگل به نام Forms بهره ببرید.
آموزش پرینت و کار آفلاین با گوگل داکس
گوگل داکس امکان پرینت مستقیم سند را به کاربر می دهد. برای این کار چند گزینه در پیش رو دارید:
- کلیک کردن روی آیکون پرینتر در نوار ابزار
- استفاده از مسیر File>print
- کلیدهای میان بر Ctrl+P
پس از انتخاب هریک از گزینه های بالا، با پنجره ای شبیه به پنجره ی پرینت پیش فرض سیستم عامل رو به رو می شوید که در آنجا می توان پرینتر و گزینه های دیگر را تنظیم کرد.
برای کار کردن به صورت آفلاین روی یک سند گوگل داکس، باید چند مرحله ی پیش نیاز را طی کنید. ابتدا باید به اینترنت متصل باشید تا بتوانید حالت آفلاین را فعال کنید. سپس باید از گوگل کروم در حالت عادی (خارج از Incognito) استفاده کنید. مرحله ی انتخابی دیگر، نصب افزونه ی کروم Google Docs Offline و اطمینان از فضای خالی کافی در حافظه ی ذخیره سازی کامپیوتر شخصی است.
برای فعال سازی ویرایش آفلاین فایل ها، باید گزینه ی دسترسی را برای هریک از دستگاه های خود فعال کنید. بدین منظور وارد تنظیمات گوگل داکس از منوی همبرگری سمت چپ صفحه ی اصلی شوید و گزینه ی Offline را فعال کنید. در زمان کار کردن روی نسخه ی آفلاین، یک علامت شبیه به رعدوبرق درکنار نام فایل دیده می شود. به محض متصل شدن به اینترنت، تمامی تغییرات آفلاین وارد فایل اصلی می شوند.
مراحل بالا، پیش نیازهای کار با گوگل داکس را شرح می دهند. قطعا با استفاده از گزینه ها و ابزارهای متعدد این اپلیکیشن تحت کلاد می توان تمامی نیازهای پردازش متن حرفه ای را انجام داد. تنها نقطه ی ضعف برای کاربران فارسی زبان، تعداد پایین فونت های فارسی در گوگل داکس است. هنوز امکان اضافه کردن فونت های فارسی جدید نیز وجود دارد. برای مشاهده و ویرایش اسناد با فونت خوانا، پیشنهاد می شود در اپلیکیشن از فونت های Tahoma یا Calibri استفاده کنید. فونت دیگری به نام Lalezar نیز در اختیار کاربران فارسی زبان قرار دارد که البته بیشتر جلوه ای فانتزی به متن می دهد.
منبع: زومیت.