بسیاری از ما اسناد حساسی داریم که می خواهیم از آن ها محافظت کنیم. یکی از روش های مناسب برای افزایش امنیت این اسناد رمزگذاری آن ها است. در این آموزش به چگونگی رمزگذاری اسناد مایکروسافت آفیس و همچنین فایل های PDF می پردازیم.
مایکروسافت آفیس اجازه رمزگذاری اسناد آفیس و فایل های PDF را می دهد تا هیچ شخصی بدون رمز قادر به دسترسی به فایل شما نباشد. نسخه های جدیدتر آفیس از رمزگذاری امنی بهره می برند و شما با استفاده از یک رمز عبور قوی می توانید به امنیت فایل هایتان اطمینان کنید.
راهنمای زیر برای مایکروسافت ورد، پاورپوینت، اکسل و اکسس ۲۰۱۶ تهیه شده اما فرایند رمزگذاری اسناد در سایر نسخه های آفیس، چندان متفاوت نیست.
رمزگذاری مایکروسافت آفیس تا چه میزان امن است؟
قابلیت های رمزگذاری مایکروسافت آفیس در گذشته آوازه بدی داشتند. از آفیس ۹۵ تا آفیس ۲۰۰۳، قابلیت رمزگذاری آفیس بسیار ضعیف بود. اسناد رمزگذاری شده با آفیس ۲۰۰۳ به راحتی با نرم افزارهای قفل شکن رایج، قابل دسترسی بودند.
در آفیس ۲۰۰۷، مایکروسافت امنیت را جدی تر گرفت و به استفاده از سیستم پیشرفته رمزگذاری (AES) با کلید ۱۲۸ بیتی روی آورد. این سیستم به طور گسترده ای امن تلقی شده و حال می توان ادعا کرد که آفیس رمزگذاری قوی و قابل اطمینانی ارائه می دهد. در بررسی ها متوجه شدیم که قابلیت رمزگذاری فایل PDF هم از رمزگذاری ۱۲۸ بیتی AES استفاده می کند.
دو نکته مهم را باید مدنظر قرار دهید. نخست، تنها رمزهایی که کل سند را رمزگذاری می کنند، قابل اتکا هستند. در آفیس اجازه گذاشتن رمز برای ویرایش محدود یک فایل نیز امکان پذیر است. در این روش به افراد اجازه مشاهده سند داده شده اما افراد برای ویرایش نیاز به رمز عبور دارند. این نوع رمزگذاری به راحتی قابل دور زدن بوده و افراد می توانند اسناد را ویرایش کنند.
دوم، رمزگذاری آفیس تنها در صورتی کار می کند که از فرمت های مدرن اسناد مانند docx استفاده کنید. اگر سند خود را در فرمت هایی قدیمی مانند doc که سازگار با آفیس ۲۰۰۳ به قبل است، ذخیره کنید، آفیس از رمزگذاری ناامن آفیس ۲۰۰۳ استفاده خواهد کرد.
تا زمانی که فایل خود را در فرمتی مدرن مانند docx با گزینه Encrypt with Password رمزگذاری کنید، جای هیچ نگرانی نیست.
چگونه یک سند آفیس را رمزگذاری کنیم؟
برای رمزگذاری یک سند در ورد، پاورپوینت و اکسل، ابتدا فایل را باز کنید. سپس روی منوی File در گوشه بالا و چپ صفحه کلیک کنید. در زبانه Info، روی دکمه Protect Document کلیک کرده و Encrypt with Password را انتخاب کنید.
در مایکروسافت ورد این دکمه Protect Document اما در پاورپوینت Protect Presentation و در اکسل Protect Workbook نام دارد و در اکسس مستقیما گزینه Encrypt with Password موجود است. سایر مراحل در این برنامه ها مشابه است.
رمزی که با آن می خواهید فایل خود را رمزگذاری کنید وارد کنید. در این مرحله باید از رمزی قوی استفاده کنید؛ زیرا رمزهای ساده به راحتی از سوی نرم افزارهای کرک حدس زده می شوند. برای ایجاد پسورد قوی می توانید از passwordsgenerator یا lastpass استفاده کنید.
هشدار: اگر رمز را فراموش کنید دیگر قادر به دسترسی به فایل خود نخواهید بود. اکیدا پیشنهاد می شود رمز فایل های خود را در جایی امن و قابل دسترس ذخیره کنید.
هنگامی که فایل شما رمزگذاری شد با پیغام A password is required to open this document در صفحه Info رو به رو خواهید شد.
دفعه بعدی که فایل را باز کنید، با پیام Enter password to open file رو به رو خواهید شد که تنها در صورت ورود رمز، دسترسی به فایل را مقدور می سازد.
برای حذف رمز از یک فایل، روی گزینه Protect Document کلیک کرده و دوباره گزینه Encrypt with Password را انتخاب کنید. به جای رمز چیزی ننویسید و OK را بزنید. آفیس رمز فایل شما را حذف خواهد کرد.
چگونه یک PDF رمزگذاری شده ایجاد کنیم؟
شما می توانید یک سند آفیس را به صورت فایل PDF خروجی گرفته و فایل PDF را رمزگذاری کنید. فایل PDF با رمز مدنظر شما رمزگذاری خواهد شد. این قابلیت در مایکروسافت ورد، اکسل و پاورپوینت وجود دارد.
برای استفاده از این امکان، فایل مورد نظر خود را باز کرده و روی گزینه File در منو کلیک کنید. حال گزینه Export را انتخاب کنید. روی دکمه Create PDF/XPS کلیک کنید تا از فایلتان به صورت فایل PDF خروجی گرفته شود.
روی گزینه Options در پایین پنجره save کلیک کنید. در پایین پنجره Options، گزینه Encrypt the document with a password را فعال کرده و OK را بزنید.
رمز مورد نظر خود را وارد کرده و OK را بزنید. در این بخش هم از رمزی قوی استفاده کنید تا خیالتان از بابت امنیت فایلتان راحت باشد.
هنگامی که رمز را وارد کردید، نوبت به انتخاب نام برای فایل می رسد. پس از ورود نام روی دکمه Publish کلیک کنید. آفیس فایل رمزگذاری شده را به شما تحویل خواهد داد.
هشدار: همانند فایل های آفیس رمزگذاری شده، در صورت فراموشی رمز قادر به دسترسی به فایل یا بازیابی رمز نخواهید بود. حتما رمز خود را در جایی مطمئن ذخیره کنید.
فایل رمزگذاری شده PDF در هر نرم افزار PDFخوان و مرورگری جعبه رمز را نشان داده و برای دسترسی به فایل ورود رمز ضروری است.
استفاده از این قابلیت آفیس برای حفاظت از اسناد و فایل های PDF حساس، بسیار کاربردی است. اهمیت این رمزگذاری هنگامی که این اسناد را در فضاهای خارجی یا ابری ذخیره می کنید، بیشتر به چشم می آید.
البته اگر فایل های حساس خود را همیشه روی حافظه های خارجی نگه داری می کنید، بهره گیری از رمزگذاری کل دیسک مانند Device Encryption و BitLocker در ویندوز و FileVault در مک، روش امن تر و راحت تری نسبت به این روش است. در این روش با رمزگذاری کل دیسک تمامی فایل ها و اسناد روی آن نیز رمزگذاری می شود. این گزینه به هنگام سرقت دستگاه یا حافظه جانبی، برای جلوگیری از افشای اسناد حساس بسیار کارامد است.
منبع: زومیت.