اپلیکیشن Reminders فقط برای یادآوری های ساده نیست؛ با چند ترفند کاربردی می توانید وظایفتان را هوشمندانه مدیریت کنید و به اوج بهره وری برسید.
اگر از Apple Reminders (برنامه ی یادآوری اپل) فقط برای ثبت یادآوری های ساده استفاده می کنید، فرصت استفاده از تمام امکانات آن را از دست داده اید. این برنامه علاوه بر سادگی، می تواند به یک ابزار قدرتمند برای مدیریت و سازماندهی وظایف شما تبدیل شود. برای آموزش کار با برنامه یاداوری روزانه ایفون، آپید و مک با ما همراه باشید.
ساختن لیست صندوق ورودی
اگر شخص پرمشغله ای هستید، احتمالاً احساس می کنید از هر طرف کاری به سمتتان سرازیر می شود. این وضعیت می تواند باعث استرس و به تعویق افتادن کارهایتان شود. به جای اینکه دست به کار شوید، ممکن است بیشتر وقتتان را صرف فکرکردن درباره کارها کنید و فرصت ها را از دست بدهید. برای اینکه چنین مشکلی پیش نیاید، می توانید از روش GTD و اپلیکیشن Apple Reminders کمک بگیرید.
روش Getting Things Done یا به اختصار GTD، یک سیستم مدیریت زمان و سازماندهی وظایف است که دیوید آلن آن را معرفی کرد. هدف این روش، کمک به افراد برای انجام کارها به شکلی موثر و بدون استرس است. در روش GTD، تمرکز روی انتقال تمامی کارها و وظایف از ذهن به یک سیستم خارجی است تا ذهن شما آزاد شود و تمرکز بهتری روی انجام آن ها داشته باشید. مراحل اصلی روش GTD عبارت هستند از:
جمع آوری تمامی کارها، ایده ها و وظایف
پردازش و تحلیل اولویت بندی تمام موارد
سازماندهی وظایف
بازبینی منظم لیست ها
انجام کارها براساس اولویت بندی انجام شده
برای شروع استفاده از روش GTD در بهترین اپ reminder اپل یعنی اپلیکیشن Apple Reminders، ابتدا باید یک لیست به نام «inbox» ایجاد کنید تا محل موقتی برای ثبت تمامی کارهایی باشد که باید انجام دهید. با این کار، ذهن شما آزاد می شود و مطمئن خواهید بود که هیچ ایده یا کاری را فراموش نمی کنید. اگر از دستگاه های اپل استفاده می کنید، می توانید با انجام مراحل زیر لیست تان را ایجاد کنید:
پس از بازکردن اپلیکیشن Reminders، روی لیست پیش فرض که زیر My Lists قرار دارد دبل کلیک کنید.
نام این لیست را به Inbox تغییر دهید و پس از انتخاب یک رنگ و آیکون برای آن، روی OK کلیک کنید.
شما می توانید برای این منظور یک لیست جدید هم بسازید؛ اما بهتر است نام لیست پیش فرض را تغییر تا هربار که کار جدیدی اضافه می کنید به طور خودکار به لیست صندوق ورودی برود.
تهیه لیست های جداگانه برای دسته بندی کارها
حالا که تعدادی وظیفه در لیست صندوق ورودی دارید، باید آن ها را بر اساس نوعشان دسته بندی کنید. قبل از این کار، ابتدا لیست های جداگانه ای برای بخش های مختلف زندگی تان مانند کار، امور شخصی، خانواده، دانشگاه، سفر و غیره بسازید؛ برای مثال، تمام کارهای مربوط به دانشگاه را در لیستی به نام دانشگاه قرار دهید.
برای ساختن لیست های جداگانه در Reminders روی گزینه ی Add List کلیک کنید و سپس براساس مراحلی که در قسمت قبل گفتیم پیش بروید.
بخش بندی پروژه های فردی
پس از ایجاد لیست ها، می توانید آن ها را به پروژه ها یا بخش های کوچکی تقسیم کنید که شامل وظایفی با هدف یا نتیجه ی مشخص باشند؛ مثلاً در لیست «کار» می توانید بخشی برای پروژه ای مانند «کمپین بازاریابی محصول جدید» ایجاد کنید که وظایفی مثل ساخت پست های شبکه های اجتماعی، طراحی تبلیغات، هماهنگی با تیم فروش و تنظیم جلسات با مشتریان را شامل شود. برای انجام این کار، مراحل زیر را دنبال کنید:
پس از انتخاب لیست مورد نظرتان، از نوار ابزار روی گزینه ی Add a new section کلیک کنید.
نام بخش را وارد و ددلاین آن را اضافه کنید.
برای افزودن زیروظایف به هر تسک، کافی است آن را انتخاب و از منوی Edit > Indent Reminder استفاده کنید تا آن تسک به زیرمجموعه (زیروظیفه) تبدیل شود.
پس از اضافه کردن بخش های مختلف به یک لیست، ممکن است صفحه شلوغ به نظر برسد. برای رفع مشکل، می توانید از گزینه ی View as Columns استفاده کنید. این ویژگی هر بخش را به صورت یک ستون جداگانه نمایش می دهد و شما می توانید وظایف خود را به سبک کانبان (Kanban) ببینید. برای فعال سازی به مسیر View > as Columns بروید.
مرتب سازی وظایف بر اساس اولویت و ایجاد لیست های هوشمند
همه ی وظایف از نظر اهمیت و فوریت یکسان نیستند و این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می کند که زمانتان محدود باشد. به همین دلیل هم پس از سازماندهی تسک ها در لیست ها و بخش های مختلف، بهتر است برای هر تسک برچسب اولویت تعیین کنید.
برای تنظیم اولویت تسک ها، به یادآوری مورد نظرتان بروید و پس از کلیک روی آیکون «i»، از منوی کشویی Priority سطح اولویت را انتخاب کنید. برای مرتب سازی تسک ها بر اساس اولویت هم، به مسیر View > Sort By > Priority بروید.
برای استفاده بهتر از اپلیکیشن ریمایندر آیفون، می توانید از ویژگی لیست های هوشمند استفاده کنید. این قابلیت به شما اجازه می دهد تمام وظایف موجود در لیست های مختلف را بر اساس معیارهایی مانند تاریخ، زمان، اولویت، مکان و موارد دیگر، یک جا مشاهده کنید.
لیست های هوشمند می توانند به شما کمک کنند تا تمام وظایفی را که در هفت روز آینده باید انجام دهید یک جا ببینید. با انتخاب این لیست، تمام تسک هایی که موعدشان در هفته آینده است، برای شما نمایش داده می شوند. برای ساختن لیست های هوشمند براساس مراحل زیر پیش بروید:
روی دکمه ی Add List در گوشه ی پایین سمت چپ اپلیکیشن کلیک کنید.
یک نام برای لیست هوشمند وارد کنید و از منوی کشویی List Type روی گزینه ی Smart List ضربه بزنید.
معیارهای مورد نظر خود را انتخاب کنید؛ برای مثال، اگر می خواهید وظایف هفتگی را ببینید، از منوی کشویی Tags روی گزینه Date ضربه بزنید.
در منوی کشویی بعدی Relative Range را انتخاب و تعداد روزهایی را که می خواهید در لیست قرار بگیرند (مثلاً ۷ روز) وارد کنید.
در نهایت روی OK کلیک کنید.
ساخت قالب برای کارهای تکراری
اگر بعضی از کارها را مرتباً تکرار می کنید، ساختن لیست برای هربار می تواند وقت گیر باشد. خوشبختانه در اپلیکیشن Reminders می توانید یک لیست را به عنوان قالب ذخیره و از آن برای تنظیم سریع وظایف روزمره خودتان استفاده کنید.
برای ساختن قالب، مراحل زیر را دنبال کنید:
یکی از لیست های یادآوری موجود را به عنوان قالب انتخاب کنید.
از منوی File، به Save as Template بروید و پس از انتخاب یک نام برای قالب خود، روی Save کلیک کنید.
برای استفاده از قالب ذخیره شده، روی Add List در گوشه ی پایین سمت چپ کلیک کنید.
به تب Templates بروید و پس از انتخاب قالب مورد نظر، روی Create List کلیک کنید.
فرایند بازبینی هفتگی
بازبینی هفتگی به شما کمک می کند همیشه منظم بمانید و هیچ تاریخ مهمی را از دست ندهید. وقتی وظایف مختلف مثل ایمیل ها، کارهای شخصی و تکالیف روی هم جمع می شوند، ممکن است فراموش کنید کدام کارها انجام شده اند و کدام یک باقی مانده اند. برای اینکه با چنین مشکلی مواجه نشوید، می توانید با دنبال کردن مراحل زیر یک بازبینی هفتگی در Reminders تنظیم کنید:
وارد اپلیکیشن Reminders شوید و لیست مورد نظرتان را انتخاب کنید.
برای اضافه کردن یک ریمایندر جدید، روی علامت + در گوشه ی بالا سمت راست ضربه بزنید و عنوانی برای آن انتخاب کنید.
برای اضافه کردن زیرمجموعه به ریمایندر اصلی باید تسک های جدیدی بسازید و آن ها را با گزینه Indent (از منوی Edit > Indent Reminder) به زیرمجموعه ی ریمایندر اصلی تبدیل کنید.
برای تنظیم روز و ساعت ریمایندر اصلی، روی آیکون info در کنار ریمایندر ضربه بزنید و پس از فعال کردن گزینه On a Day روز مورد نظرتان را انتخاب کنید. سپس نوبت به روشن کردن گزینه At a Time و تنظیم زمان دلخواه می رسد.
روی منوی کشویی Repeat کلیک و گزینه ی Weekly را انتخاب کنید و گزینه Custom را بزنید.
در پنجره بعدی، Every 1 Week را انتخاب کرده، روزی را که می خواهید به بررسی تسک هایتان اختصاص دهید، انتخاب کنید
در نهایت روی OK ضربه بزنید تا تغییراتی که انجام داده اید ذخیره شوند.
با استفاده از این ترفندها در اپلیکیشن Reminders، می توانید کارهای خود را به شکلی ساده و مؤثر مدیریت کنید و بهره وری تان را افزایش دهید. روش هایی که گفتیم به شما کمک می کنند تا نظم بیشتری در زندگی خود داشته باشید.
منبع: زومیت